¿Adicta a las listas de tareas que nunca cumplirás?. Sabes de qué te hablo, ¿a que si?. Pues te contaré que como tú y como muchísimas otras personas realizo millones de actividades, unas veces de forma productiva y otras todo lo contrario. Sin embargo muchas personas, casi todas ellas ingénuamente, me han preguntado cómo puedo llegar a tanto. Esto no es un post de autobombo, sino que es humilde porque está basado en muchos errores y en pocos aciertos, pero algo he aprendido y te lo voy a contar

Muchas veces no es cuestión de trabajar más sino de gestionar mejor el tiempo, de controlarlo y ser dueña de él,  y aunque yo también debería aprender aún mucho sobre este aspecto, hay varias cosas que como obsesiva de las listas he comprobado con la experiencia que funcionan al 125%, te cuento:

controlar tu tiempo

 

1. Haz listas, pero no listas cualquiera:

Las listas son el recurso más socorrido cuando queremos organizarnos y llevar a cabo mil y una tareas. Yo soy firme defensora de las listas de páginas y más páginas, si, pero han de cumplir una serie de condiciones que nunca, jamás de los jamases, perdonaremos si es que queremos una lista eficaz:

Concreta: imagina que tienes una serie de propósitos en los que se incluye “leer más“. Al crear tu lista, si uno de tus ítems es “leer más”, es probable que a lo más que llegues sea a leer el menú del restaurante donde cenarás este sábado. Al menos a mi me sucedería por eso te propongo otras formas:

  • leerme los libros que me faltan de Javier Marías
  • dedicar al menos media hora a la lectura antes de acostarme
  • adentrarme en la literatura de ciencia ficción

Si nos propusiéramos “salir de mi aburrimiento culinario y cocinar nuevos platos“, esta misma premisa no provoca mucho a ponerte el delantal, ¿no?, si es que tienes miles de actividades y unos padres que te preparan tarteras todas las semanas. Sin embargo, con estas auto-propuestas podría ser más sencillo, mira:

  • dedicar la tarde del viernes, que no trabajo, a cocinar y congelar
  • elaborar un lista de recetas sencillas y accesibles para probar dos de ellas cada semana
  • ¡ojo!, aprender cocina japonesa/sin gluten, etc, etc, etc, también podría ser útil pero desde mi punto de vista son propósitos demasiado complejos para algo que no te gusta hacer

Es decir, objetivos muy concretos que nos motiven y mantengan un foco activo, que no se disipe nuestra intención

Sin fechas/horas: Debes ser tolerante contigo misma. Las listas están bien porque ayudan a ordenar nuestros propósitos, obligaciones, necesidades…, pero el papel es muy sufrido y la tinta abundante. Por eso te sugiero que no te marques fechas ni horas en tus listas. Una lista debe ser lista, no tonta, y sé que este es el chiste malo de señor mayor, pero para que no se te vuelva en contra tu enumeración de objetivos debe ser fluida, flexible, modificable.

Simplemente marca tus propósitos concretos y ve tachando lo que vas finalizando. Marcarse horas precisas para la realización de cada una de las actividades programadas es insano y sobre todo frustrante si es que eres una persona y no un robot, así que fuera programaciones exhaustivas

Habrá quien esto lo considere cuasi anarquista, pero no es eso, luego verás en el siguiente punto como no lo es.

2. Marcate un único objetivo muy concreto: prioriza

Para mi forma de trabajar es la única forma de sacar resultados adelante. Cuando tus obligaciones son laborales, personales, domésticas, tienes alguna afición, haces ejercicio , y te quieres imponer alguna que otra obligación extra que además no es de tu agrado…, ¿cómo hacerlo?

Sólo hay una forma de hacerlo, y consiste en hacerlo bien, priorizando. Yo me di cuenta de esto hace mucho tiempo, y no es que lo lleve a término todos los días, eso quisiera, pero sí que es cierto que en la medida en que lo puedas cumplir, funciona.

Simplemente consiste en marcarse un objetivo diario que has de llegar a cumplir sí o sí, no puedes abandonarlo bajo ningún concepto, ¡es sólo uno!, y es concreto, específico, y alcanzable.

Te lo explicaba aquí (click), y además lleva incluido un sencillo tutorial

aprender a priorizar en 5 minutos pangala

 

3. Sé pesimista en tus planes

7:30 a.m., café gigantesco a la derecha de la mesa, legañas despegadas, moral por todo lo alto, y ganas de comernos el mundo. ¿Te suena?

Las listas generadas bajo estas condiciones no es que sean ineficaces, sino que dan mucha risa. No están creadas en condiciones de objetividad y además no tienen en cuenta el bombero que llevas dentro. Sin ánimo de equiparar realismo con pesimismo, no seas tan optimista con tus planes, pues en ocasiones, o incluso muchas veces, nuestra jornada consiste más en apagar fuegos que en sacar trabajo efectivo adelante. Un café de más te hará verte como una heroína con más poderes de los que realmente tienes

Márcate objetivos ligeros, que tengan un amplio margen de error, y sobre todo prioriza (punto anterior). De esta forma siempre cumpliras, y si te sobra tiempo tienes una extensísima lista sin fecha ni hora, puedes elegir otra tarea, o…

 

4. Descansa y queda con gente: hay cosas que no se hacen y  no pasa nada

AMSTERDAM 2008-32 - copia

 

Esto es tan evidente que no requiere ni explicación, sobre todo por mi parte, pues me resulta difícil hacerlo, de hecho en ocasiones necesito incluirlo en mis listas. No coment.

 

5. Consume más tomate ;-)

Céntrate, yo le doy mucha importancia a la priorización de tareas, lo considero crucial y al menos a mi me funciona. Lo veo esencial sobre todo para personas que trabajamos desde casa, un espacio, casi un parque temático, en el que cada instante recibes estímulos para dejar de hacer lo que llevas entre manos y ocuparte en algo diferente.

Estás trabajando y caes en que para la reunión de mañana te gustaría llevar tal pantalón, pues ale, a poner una lavadora, pero por el camino hacia la lavadora te topas con el microondas, cosa que te sugiere un delicioso té chai, que removerías con esa antigua cucharilla de la abuela que no conociste, pero…, es de alpaca y se ha ennegrecido, así que vamos a por el “algodón mágico limpia metales” para sacarle brillo. Ya no es necesario poner la lavadora, cuando termine la colada estaré en la calle, ya no me da tiempo a tenderla y que se seque para mañana, así que…

… no he terminado el trabajo que estaba realizando, el pantalón será sustituido por el vestido de siempre que además está para planchar, y hay que ver la que he liado con el limpia metales que además me ha dejado las uñas negras, ¿dispongo de tiempo para pintarmelas y disimularlo?

La alternativa a esta situación es el tomato timer. Ya sabes, esta técnica de los 25 minutos que ya se puso de moda hace tiempo. Consiste en dedicar 25 minutos seguidos a una única actividad, sin descentrarte, sin mirar instagram y enviar un whatsapp, sin abrir la nevera ni ponerte un café. Transcurridos los 25 minutos sonará una alarma y tendrás cierta satisfacción personal. Desde esta web (click)  puedes activar tu propio Tomato Timer para trabajar esos minutos sin interrupciones, o a la inversa, marcarte descansos de 5 (short break), o de 10 minutos (long break). Adicionalmente sirve para controlar el tiempo que te toma realizar determinadas actividades rutinarias

 

TOMATO

6. Conserva tus listas

No te estoy proponiendo que las conserves en fundas de plástico mientras el papel va amarilleando y la polilla se afianza en ellas. Es otra historia.

¿No te ha ocurrido que muchas veces para irte de viaje te llevas siempre lo mismo?: tus gadgets y cargadores, objetos de aseo, los “por si acaso”, etc. Vamos, que quitando la ropa y algunos objetos asociados al propio viaje (de trabajo o negocios, de placer, con familia…), siempre es lo mismo lo que necesitas. Entonces, como crear esta lista toma tiempo, y se repite, conservala y te ahorrarás esos minutos en sucesivos viajes. Lo mismo ocurre por ejemplo con la compra, hay productos que compras cada semana.

 

7. Aplica la Ley del Minuto

La ley del minuto es lo mas sencillo y eficaz sobre la faz de la tierra, consiste en que cuando se te presenta una tarea que te va a tomar un minuto o menos, no la postergues, finalízala. Ejemplos de ello pueden ser:

  • responder a un mail sencillo
  • doblar la ropa que tienes sobre la cama
  • escanear esa factura que va de mesa en mesa

Cumpliendo con la Ley del Minuto lograrás quitarte bastantes micro tareas de encima, o lo que es más, no llegarán a generarse.  A mi me genera cierta desazón esa acumulación de pequeñísimas tareas pendientes que por sí mismo no son nada pero que juntas constituyen un absoluto caos, ¿no es así?

 

8. Delega lo que puedas/debas: no será un gasto sino una inversión

Esto se explica mejor con ejemplos que con  rollos, y está basado en hechos reales, te cuento:

Delegar tareas fiscales-administrativas en un gestor.  Sí, es un gasto fijo que afrontar, pero calcula el tiempo que necesitas para realizarlo, y no te hablo sólo de las tareas rutinarias como puede ser reunir facturas emitidas o llevar los libros de ingresos y gastos, sino de las dudas. Cuando tienes tu propio negocio, un negocio pequeñito como autónoma, te surgen dudas reales e inquietudes preocupantes. Invertirás un tiempo en resolverlas, la angustia se adueñará de tí, y en ocasiones además te quedarás con la duda de si lo hiciste bien.

Así que calcula: tiempo invertido y tiempo que te ha robado para tu propio trabajo, el que te da dinero y que sabes hacer bien. A ello súmale la inseguridad, ¿te salen las cuentas?

Contrata a una persona para las tareas domésticas. Hay personas a las que les gustan las tareas del hogar, siempre encuentran tiempo para ello y no les supone una obligación. Pero si tu caso no es ese y además tienes pareja tampoco aficionada al la-lara-lalita, limpio mi casita, contar con una persona que por un dinero acordado haga lo que a vosotros no os gusta, puede suponer una gran liberación, ahorrar problemas en la pareja, y proporcionarte la paz espiritual que supone el tener una casa arreglada. Todas estas circunstancias son mis circunstancias, confieso

Otro ejemplo podría ser el  sucumbir ocasionalmente a la comida que te traen a casa, a mi no me gusta, pero reconozco que otra cosa no, pero práctico, si que lo es; o el confiar la pintura de tu casa a un profesional

 

Y esto es todo lo que te puedo ofrecer, que no estoy dando lecciones ¡eh!, tan sólo te cuento lo que me funciona cuando no estoy absolutamente desbordada y me entran ganas de irme a pedir cobijo a los Papua de Nueva Guinea. Pero ya te digo, en el resto de las ocasiones me resulta del todo eficaz.

¿Tienes tú algún truqui que te vaya bien?, ¿te funciona justo todo lo contrario que a mi?